In diesem Bereich legst du fest, wie die Nummerierung für verschiedene Dokumententypen wie Rechnungen, Lieferscheine oder Gutschriften erfolgt. Für jeden Dokumententyp kannst du einen eigenen Nummernkreis mit individuellem Präfix, Startwert und Format definieren. Die Nummernkreise sorgen für eine lückenlose, fortlaufende und rechtssichere Vergabe von Dokumentnummern.
Zugriff auf die Nummernkreisverwaltung
Öffne im Hauptmenü den Bereich „Einstellungen“.
Wähle dort den Unterpunkt „Nummernkreise verwalten“ aus.
Dokumententyp auswählen
Die Nummernkreisverwaltung ist nach Dokumententypen in Tabs gegliedert, z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften usw.
Wähle den Tab des gewünschten Dokumententyps. Der gewählte Typ wird automatisch für die Anlage eines neuen Nummernkreises vorausgewählt.
Bestehende Nummernkreise verwalten
Innerhalb des ausgewählten Tabs siehst du eine Übersicht aller bestehenden Nummernkreise dieses Typs.
Angezeigt werden unter anderem der Präfix, der Startwert, das definierte Format sowie der aktuelle Zählerstand.
Bereits angelegte Nummernkreise kannst du bearbeiten oder löschen. Änderungen wirken sich auf die Nummerierung zukünftiger Dokumente aus.
Neuen Nummernkreis anlegen
Klicke im aktuell geöffneten Tab auf die Schaltfläche „Neu“, um einen neuen Nummernkreis für den gewählten Dokumententyp zu erstellen.
Im Eingabeformular definierst du:
Präfix (optional): Ein Textbestandteil, der der fortlaufenden Nummer vorangestellt wird, z. B. „RE-“.
Startwert: Der Wert, mit dem die Nummerierung beginnen soll, z. B. „1000“.
Format: Die Darstellung der finalen Dokumentnummer auf Basis von Präfix und Zähler.
Bestätige die Eingaben mit „Speichern“.
Hinweise zur Nummernvergabe
Der Zählerstand wird bei jeder automatisierten Dokumentenerstellung systemseitig fortlaufend erhöht.
Eine manuelle Anpassung des laufenden Werts ist nicht möglich.
Pro Dokumententyp können mehrere Nummernkreise parallel existieren, z. B. für unterschiedliche Mandanten, Abteilungen oder Standorte.